Документооборот в различных учреждениях часто переносит перемены и правки. Чтобы сохранить документы в надлежащем виде и обеспечить достоверность информации, необходимо минимальное участие со стороны персонала. Именно документооборот в новом виде справится с поставленной задачей. Электронные трудовые договоры — планируемое новшество, которое может появиться в скором времени.
Электронный трудовой договор и его предназначение
Трудовой электронный договор является законным документом, заключающимся между начальником и дистанционным работником. Он представлен не в бумажном виде, а в электронном и утвержден усиленной электронной подписью. Дистанционные сотрудники – это лица, заключающие договор без прямого контакта с начальником (работодателем). А усиленной электронной подписью принято считать личную информацию, с помощью которой распознается человек, подписавший документ. Чтобы проверить ее неподдельность применяют особый ключ, обозначенный в квалифицированном сертификате.
Введение электронного договора дает следующие преимущества:
- дистанционным сотрудникам улучшаются рабочие условия;
- удаленные работники наделены правами и гарантиями;
- упрощается оформление сотрудника на работу;
- отношения правомерны и находятся в правовом поле.
Порядок и тонкости при оформлении
При заключении электронного договора учитывается ряд особенностей и законодательных требований. Важные тонкости при его оформлении:
- Потенциальный сотрудник предоставляет нужный перечень документов в электронном виде;
- Ознакомление работника в электронном режиме с приказом и нормативами;
- Квалифицированная электронная подпись предоставляется в двустороннем порядке;
- Сотрудник получает копию договора в течение трех дней.
Преимущества электронного договора
Такой вид договора поможет работодателю избежать лишней волокиты и не тратить время на сбор нужных бумаг. Также не будет надобности обслуживания сопутствующих документов, так как документооборот упростится. И как следствие снижение затрат, рассчитанных для кадастрового делопроизводства. Для удаленного сотрудника электронный договор тоже выгоден. Ему не нужно тратить деньги и время на поездку для общения с работодателем.
Недостатки трудового договора
Помимо положительных сторон использования электронных трудовых договоров, существует ряд отрицательных. Так, в настоящий момент законодательством не представлены перспективы заключения таких договоров. В случае необходимости электронный вариант не станет доказательством. Еще один недочет – только трудовой договор будет в таком режиме, а вся остальная документация останется без изменения. Также руководству предприятия или фирмы придется создавать распорядок хранения документов в электронном виде.
Правительство рассматривает вопрос введения электронных трудовых договоров. Уже в этом году ими могут воспользоваться коммерческие и государственные структуры. Это важный шаг на пути развития экономики.
